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Internet nos permite estar en contacto con muchas personas y existen excelentes herramientas para organizar eventos en el mundo real, ya sea de forma profesional como para cualquier usuario que quiera organizar una reunión o fiesta para sus amigos o contactos.

Pero el éxito de una reunión o convocatoria no reside solamente en la eficacia de las herramientas utilizadas sino en gran parte en el famoso componente humano, en el conjunto de los asistentes y en el clima y las expectativas que haya en torno a la reunión, evento o fiesta. Son esos detalles los que no debemos descuidar y por lo tanto van aquí una serie de puntos prácticos a tener en cuenta.

  • Herramientas online
    Podemos haber usado el mejor servicio de convocatoria a eventos a través de internet, pero si nuestros invitados no están familiarizados con ese tipo de herramienta, no servirá de mucho. Tienes que entender primero cómo se comunican y desde dónde tienen acceso a internet para pensar cuál será la mejor forma de hacerlos sentir parte. Si son geeks que están todo el día en internet, puede que Facebook les parezca trivial y les divierta más usar otro tipo de servicio, como Google+, pero si la mayoría de los asistentes son personas que se sienten cómodas en Facebook y no utilizan otros servicios, ya sabes dónde puedes convocar.

Facebook es el clásico. A Facebook podemos recurrir casi siempre por la razón obvia de que casi todo el mundo tiene una cuenta allí, y que su herramienta integrada es muy conocida. Otro de sus puntos a favor es que es muy fácil crear eventos y configurar sus opciones de privacidad de modo de que nuestro evento se adapte a lo que necesitemos.

Una de las opciones que más me gustan para convocar eventos es la que ofrece Google+. Poco conocida por ahora, pero muy interesante por lo bien que se ve y sus funcionalidades que permiten integrarla en un calendario de Google automáticamente, hacerlo privado o público, elegir una imagen de cabecera entre los diseños fantásticos que proponen y que los invitados puedan invitar a otros o comentar en el muro. Aunque no muchos la han usado, sí son muchas las personas que usan Gmail, así que si a tus invitados les gusta conocer herramientas nuevas, puede ser una buena opción.

Si tu reunión es informal y lo que buscas es una herramienta privada divertida que integre al grupo, una de las mejores opciones es Pickate, que además permite que los invitados propongan y voten las actividades de la reunión.

  • Organizadores conectados
    Si la reunión o evento es más grande probablemente los organizadores sean varios y en este caso es bueno prever la forma en que se comunicarán para organizar el evento. Puede ser mediante la misma herramienta con la que se organiza o mediante algún otro canal, pero es necesario que se definan bien las tareas y las funciones, y lo que se va a comunicar, para que la información siempre sea clara y evitar malentendidos, que en redes sociales pueden difundirse muy rápidamente.

  • ¿Cuándo enviar la invitación?
    Hay que avisar con tiempo suficiente para que las personas puedan guardarte un sitio en su agenda pero tampoco conviene hacerlo con demasiada anterioridad porque hay un riesgo de que la gente se olvide de tu evento, o que la expectativa decaiga. Esto depende mucho del tipo de evento y estará acorde a los plazos previstos en la planificación. De todas maneras, para enviar invitaciones una semana es una medida que puede servir, aunque esto suele variar en función del perfil de tus invitados y de la agenda de actividades que tengan. Suele ser útil también enviar un recordatorio unos dos días antes del evento.

  • Implica a tus invitados:
    A pesar de que puedas querer tener el control de la organización y decidir cuestiones clave de la reunión, evento o fiesta, o reservarte sorpresas para tus invitados, no dejes de preguntar o tener en cuenta las opiniones de los posibles asistentes. No sólo te servirá para tener ideas que no se te habían ocurrido y saber qué es lo que más les gusta, sino también para crear un buen clima con esas expectativas que dan emoción a una fiesta o evento, y hará que realmente todos se sientan parte.

  • Actualiza en tiempo real:
    Si el evento es abierto probablemente mucha gente no pudo ir pero quiere saber qué está ocurriendo, y si tus invitados se lo están pasando bien, también querrán contarlo. Deja que esos dos puntos se conecten y ten preparado un hashtag o un sitio donde esas fotos y actualizaciones puedan verse. Gran parte de la diversión consiste en ver qué están diciendo otras personas durante el evento/fiesta y comunicarse con ellos de esta forma. Reuniendo todas estas conversaciones puedes ir creando un registro al que los mismos invitados quieran volver cuando recuerden el evento.

  • El día después: Normalmente los asistentes pueden haber ido comentando el evento y poniendo fotos en las redes sociales, pero toda esta información suele quedar repartida en distintos sitios y después de un tiempo se pierde. Tanto quienes estuvieron como quienes no pudieron ir te agradecerán que al día siguiente haya un post o una actualización que haga un resumen de lo que sucedió, que también servirá para reforzar el networking que pudieron haber hecho quienes asistieron. Asociar las caras con los sitios web y cuentas en redes sociales de las personas que conocieron allí es fundamental para quienes se conocen a través de internet.