Las reuniones forman parte de las actividades cotidianas de muchos profesionales que, por ejemplo, se sientan con su equipo de trabajo para realizar el seguimiento y avances de un proyecto, convocan a sus proveedores para revisar los trabajos o productos que les han encargado o también nos pueden servir para realizar una presentación a alguno de nuestros clientes para mostrarle los resultados del proyecto o mostrarles las ventajas de un nuevo producto. Sea cual sea el motivo de la reunión, la práctica general es la de desplazar a algunas de las partes a las instalaciones de alguno de los asistentes y, a veces, realizar grandes desplazamientos para asistir a una reunión de apenas una hora puede no compensar (sobre todo en el escenario de constricción económica en el que nos movemos).
La telepresencia y, por tanto, las reuniones virtuales pueden ser un interesante instrumento para estar en contacto con nuestros colaboradores, nuestros proveedores o nuestros clientes de una manera muy cómoda puesto que evitará los desplazamientos y, en en el caso de ser freelance, la necesidad de mantener una oficina o alquilar una sala de reuniones en algún espacio de coworking. Servicios como Skype, en su versión de pago, o LiveMinutes nos pueden ayudar a organizar reuniones virtuales ya sea mediante videoconferencias múltiples o, por ejemplo, redactando el acta de la reunión sobre la marcha y almacenándola en Evernote.
No siempre tenemos a mano una webcam o un equipo de videoconferencia y tampoco es raro organizar conferencias telefónicas en las que incorporamos a varios interlocutores, una reuniones telefónicas que podemos convocar a través de servicios de multiconferencia en los que obtenemos un número de teléfono al que llamar y un código de acceso a la "sala virtual" de reuniones. Este tipo de sistemas, aunque funcionales, son algo fríos y nos hacen depender de nuestro terminal móvil o nuestro teléfono fijo y, aunque hablemos con el resto de participantes, perdemos parte del contacto humano.
Un interesante servicio que podemos encontrar en la red para realizar multiconferencias sin perder el lado más social es überconference, un servicio que nos ofrece multiconferencias de manera gratuita y algún que otro servicio de valor añadido si optamos por suscribirnos a los servicios de pago. Con esta herramienta dejaremos de lado los terminales telefónicos para convertir nuestro ordenador en la "puerta de acceso" a la reunión, es decir, organizaremos la reunión, invitaremos a los asistentes y hablaremos a través del PC de la misma forma que lo haríamos con Skype (solo que usaremos el navegador y no un cliente de escritorio).
El valor diferencial de este servicio es que todos los usuarios tienen la posibilidad de rellenar una ficha con información personal (su foto, coordenadas en la red, un texto descriptivo, etc), perfiles que, durante la reunión, podemos visitar para ponerle cara a nuestros interlocutores y conocerlos algo más. Además de ver en un panel las fotos de los asistentes a las reuniones, de la misma forma que ocurre en muchos sistemas de videoconferencia, la foto de la persona que tiene la palabra (la que está hablando) pasará a un primer plano para que siempre tengamos identificado a la persona que nos está hablando.
Para hacer más productivas las reuniones, los usuarios de überconference podrán gestionar las convocatorias de asistentes a través de este sistema y enviarlas por correo electrónico o por SMS y, al término de la reunión, generar un acta con el resumen de los aspectos que se han tratado o los compromisos adquiridos. En el caso que optemos por contratar los servicios de pago, el servicio nos ofrece la posibilidad de grabar las reuniones mantenidas en formato MP3 (para poder transcribirlas o volverlas a escuchar), llamar directamente a los asistentes en vez de esperar a que se incorporen, generar un número de teléfono real al que puedan llamar más asistentes a la reunión, subir una canción en MP3 para que se convierta en el tono que oigan las llamadas en espera o aumentar el cupo de asistentes hasta las 40 personas.
Si sueles reunirte con bastante frecuencia y terminas perdiendo más tiempo en desplazamientos que el tiempo que pasas realmente en las reuniones, este tipo de herramientas para realizar multiconferencias y reuniones virtuales es un punto a tener muy en cuenta y, la verdad, es que el paquete de servicios gratuitos es bastante interesante como para tener en nuestros favoritos un enlace a este recurso o, por ejemplo, instalarse la aplicación disponible para Chrome.