Prezi es una de las herramientas más innovadoras para hacer presentaciones. ¿Pero cómo podemos realmente sacarle partido? Te presentamos una serie de consejos para aprovechar al máximo el programa, y transformar las reuniones aburridas en algo completamente diferente.

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20 de noviembre de 2013, 01:28
Temas: Guías/Trucos
Más de: PRESENTACIONES, PREZI

Prezi es, actualmente, una de las mejores herramientas de presentaciones que existe. Con una vuelta de tuerca gracias a la aplicación de una Zooming User Interface, este programa tiene muchos usos, que van desde lo académico hasta lo empresarial. Pero tiene además una curva de aprendizaje importante. Hoy les daremos más consejos para Prezi, para aprovecharlo al máximo y poder sacarle partido a sus muchas funcionalidades.

A mediados del año pasado, les dimos 10 consejos para convertirse en expertos de Prezi, desde la organización de la información hasta algunas funcionalidades adicionales de la herramienta como la importación de archivos desde Power Point. Algunos meses más tarde, también hablamos de las claves para hacer buenas presentaciones con Prezi y poder aprovecharla al máximo: desde la creación de templates hasta el uso de mind maps. Hoy continuaremos con esta línea, con más consejos para Prezi relacionados con el trabajo colaborativo, las aplicaciones, la forma de pensar a la hora de plantearnos hacer un Prezi, y más.

Trabajando en equipo

Una de las cosas que más importan a la hora de usar una suite de ofimática que contenga una herramienta para presentaciones es la posibilidad de trabajar en equipo. Google Slides y Office 365 nos permite hacer esto, pero como sabemos, estos programas no tienen el impacto que puede llegar a tener Prezi en una presentación. Usar Prezi es mucho más dinámico, pero no tenemos que depender de una única computadora para terminarlo.

De hecho, Prezi soporta el trabajo colaborativo con la posibilidad de crear partes del Prezi de forma remota, por otras personas. Hasta 10 usuarios de la plataforma pueden colaborar en un mismo Prezi al mismo tiempo, y en el caso de las presentaciones online, pueden ser “asistidas” por 30 usuarios. Esto puede ser muy práctico para las clases pequeñas. Volviendo al trabajo colaborativo, un mismo equipo puede trabajar sobre una presentación, sobre las mismas ideas, al mismo tiempo.

Esto puede tener variadas aplicaciones, dependiendo del uso que le demos a Prezi. Por ejemplo, puede ser usado durante reuniones o sesiones de brainstorming, para que todos dejen asentado una idea rápidamente, y que todos los demás puedan verla. También es muy práctica en el caso del teletrabajo, donde poder coincidir en horario y fecha con muchas personas es más complicado, y aún así necesitamos su input. No nos olvidemos además de la posibilidad de presentar los Prezi en vivo y en directo, hasta 30 usuarios mirándonos, lo cual, como dijimos, puede tener aplicaciones educativas.

Las aplicaciones

Hablando de aplicaciones, pero más bien de las que podemos instalar. Prezi también está presente en una variedad de sistemas operativos. Lo podemos usar desde la web, en su versión gratuita, pero además, nos ofrece dos planes diferentes a través de los cuales podemos descargar determinadas herramientas. Con el plan Pro, el más elite de la lista, podemos usar la suite de aplicaciones que se inicia con Prezi para el escritorio.

En este caso, en lugar de tener que usar Prezi desde la web, y por ende, depender de una conexión de Internet, podemos hacerlo tranquilamente desde el ordenador. Para algunas universidades o colegios que no tienen una conexión a Internet pública, es una buena idea tener este programa para trabajar desde la clase o hacer las presentaciones sin tener que recurrir a Power Point porque no tenemos conexión.

Por otro lado, Prezi también está presente para iOS. La versión para iPad, claramente, podrá ser mejor aprovechada que la de iPhone, gracias a las bondades de tener una pantalla más grande. Estas aplicaciones se relacionan también con el trabajo colaborativo, dado que otra persona que no se encuentra con nosotros puede participar de la creación de un Prezi sin necesidad de estar en una computadora.

Olvida las diapositivas

Lo primero que tenemos que entender es que Prezi no se maneja con diapositivas. Y si venimos de usar Power Point de una manera asidua, será difícil poder acomodarnos. Difícil, pero no imposible. Prezi es una plataforma muy visual, donde tenemos que seguir un camino, y no simplemente volcar información dentro de un slide. Como dijimos en otro de nuestros posts, el primer paso para hacer esto es crear un path o ruta, que es el camino que vamos a recorrer dentro de un Prezi.

Gracias a su ZUI (Zooming User Interface) vamos a poder hacer zoom in y zoom out de diferentes secciones del Prezi, volver cuando consideremos necesario a una parte que hayamos visto en el pasado, y adelantarnos a una conclusión para después justificarla, entre otras cosas. La linealidad de una presentación “normal” no tiene por qué ser seguida mientras usamos Prezi, y este es uno de sus valores diferenciales.

Uno de los mejores consejos para Prezi que podemos darles es que olviden todos los prejuicios y preconceptos que tengan sobre las presentaciones. La verdad es que con Prezi se pueden lograr cosas dinámicas, divertidas, y que tengan valor. Y este es su diferencial en comparación con otras herramientas. Si mientras lo usamos seguimos pensando en diapositivas, estaremos desaprovechando su potencial.

Usa atajos de teclado

Como saben, nosotros somos fanáticos de los atajos de teclado, y no somos los únicos. No por nada tenemos atajos de teclado en prácticamente toda plataforma imaginable, desde programas de ofimática hasta navegadores de Internet, y también Gmail, Facebook y Twitter. Prezi no se queda atrás y nos brinda la posibilidad de activar una serie de atajos de teclado para ahorrar tiempo e incrementar nuestra productividad.

Es importante considerar que los atajos de teclado, también conocidos como Accesos Directos dentro de Prezi, están deshabilitados por defecto en la plataforma. Para poder activarlos, tenemos que ir al menú de Ayuda, y hacer clic en el botón de “Activar”. Una vez que hacemos esto, ya podemos usarlo. Lo bueno de estos atajos es que generalmente sólo involucran una tecla, y no una combinación de teclas como podemos encontrar en Windows, Mac y el resto de los programas (aunque sí hay algunos atajos más avanzados que incluyen la combinación de letras).

¿Cuáles son los atajos de teclado más importantes? Con F, podemos dibujar un marco, que es la estructura mínima indispensable para trabajar con Prezi. Presionando F dos veces, podemos elegir qué tipo de marco vamos a usar (por ejemplo, un círculo o un rectángulo). Presionando L podemos insertar un archivo, ya sea una foto o un video. Presionando P, podemos ir al modo path para hacer ediciones fundamentales. Con 1 y 2 nos acercamos y alejamos, respectivamente. Estos son sólo algunos, pero el resto se puede encontrar en la página de ayuda de Prezi.

La creación de templates

En una entrega anterior sobre Prezi hablamos sobre la creación de templates, pero no mencionamos cómo se puede lograr. Hoy avanzaremos con un poco más de esto, dado que es un consejo fundamental para poder hacer una buena presentación ahorrando tiempo. Nos interesa crear un template cuando normalmente hacemos muchas presentaciones, y queremos que la gran mayoría tenga un formato similar o siga la misma ruta. Por eso, Prezi nos habilita la posibilidad de guardar las presentaciones de esta forma.

Prezi

Un template o tema, en el caso de Prezi, involucra también algunas cuestiones estéticas como colores, tipografía, y ubicaciones. Una vez que estamos dentro del Prezi, tenemos que seleccionar “Plantilla”, en el menú superior, y luego “Guardar Tema Actual”. Con esto, tan simple, ya tendremos guardado un template. Estará disponible en nuestra biblioteca de temas, y podrá ser usado en cualquier otro momento, cuando lo necesitemos.

¿Es Prezi el reemplazo absoluto de Power Point? No necesariamente. Ya pueden imaginar que crear un Prezi es un poco más complicado y requiere que le dediquemos más tiempo. Por otro lado, algunos rubros empresariales sencillamente necesitan tener presentaciones que vayan más al grano. Como siempre que hablamos de herramientas, es importante considerar cuál es el uso que se le va a dar antes de adquirirlas. En el caso de Prezi, el consejo es el mismo (aunque tenemos 30 días para poder probar el software).