Hacer más en menos tiempo y mejor. Ese es el sueño de cualquiera, dedicar menos tiempo al trabajo pero haciéndolo bien o mejor. Multitud de aplicaciones y sistemas de gestión de tareas ponen de manifiesto que a todos nos interesa este objetivo, que aunque difícil, no siempre es imposible. Cuando empiezas a bucear por páginas de gestión de tiempo, uno de los métodos más populares que te encontrarás es el GTD, acrónimo de Getting Things Done. Pero hay muchos más. Veamos algunas de las alternativas a Getting Things Done más interesantes y populares que puedas encontrar y algunas aplicaciones para usarlas.
Getting Things Done cuenta con abundante bibliografía Además de los libros oficiales de su creador, David Allen, hay muchos más que intentan simplificar o hacer más accesible este método al público. Sin embargo, podemos resumir muy brevemente el método GTD por un sistema de procesado de tareas e información de manera que cualquier cosa que recibes puedas clasificarla para usarla luego o para convertirla en una acción. Básicamente cuenta con cinco pasos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. A continuación, alternativas a Getting Things Done, algunas derivadas y que simplifican el sistema y otras que se decantan por otro método.
Técnica Pomodoro
El método o técnica Pomodoro fue creado por Francesco Cirillo a finales de los 80. A diferencia de GTD, está centrado específicamente en la ejecución de tareas, dejando a un lado otros aspectos. Resumidamente, la técnica Pomodoro consiste en trabajar durante 25 minutos y realizar una pausa de 5 minutos. Este sistema permite concentrarse exclusivamente a una tarea al máximo, evitando distracciones o pérdidas de atención, para luego poder descansar y recuperar fuerzas para el siguiente periodo de trabajo. Además de este proceso de 25 minutos de trabajo y pausa de 5 minutos, cada cuatro pomodoros puedes realizar una pausa adicional de 15-20 minutos.
Hay muchas aplicaciones para aplicar la técnica Pomodoro. Aquí van algunas de ellas, de las que hemos hablado en el pasado en Bitelia:
- TimerLoop (Chrome): Un cronómetro adaptado a la técnica Pomodoro para usar como extensión de Google Chrome. Muy práctico, con historial para ver las pausas y periodos de trabajo previos.
- Pomodroido (Android): Si usas Android, esta aplicación te ayudará para calcular los pomodoros. Además, cuenta con botón para parar el periodo si alguien te interrumpe o te surge algo más urgente.
- Pomodoro.me (Online): Un cronómetro online para controlar cuándo trabajas y cuándo realizas una pausa, con la opción de realizar pausas cortas (5 minutos) o largas (15 minutos).
- Simple Pomodoro Timer (iOS): Muy sencillo pero efectivo, te será muy útil, mostrando avisos para cada periodo y con la posibilidad de iniciar descansos cortos o largos.
- Tomighty (Windows): Este temporizador, adaptado a la técnica Pomodoro, se integra en la bandeja de sistema para que controles el tiempo cómodamente.
Zen To Done
Zen To Done es un sistema basado en Getting Things Done, pero con la particularidad de simplificar el sistema original para hacerlo más sencillo, más zen. Lo creó Leo Babauta, un gurú de la productividad, y consiste básicamente en centrarse en hacer más que en procesar. El método puede aplicarse a todos los ámbitos de tu vida e incluye un sistema más sencillo todavía, minimal ZTD.
Es un sistema menos popular que Getting Things Done, por lo que hay menos aplicaciones específicas. Además, al ser sistemas similares, puedes moldear las aplicaciones específicas de GTD a este otro sistema.
- ZenToDone (iOS): Esta aplicación es la más directamente relacionada con el sistema Zen To Done, que te permite anotar y realizar tareas sin distracciones. Siguiendo la filosofía de este método, permite diferenciar entre tareas pequeñas y grandes tareas (big rocks).
- Remember The Milk (Online, Android, iOS): Esta popular lista de tareas es tan fácil de personalizar que permite adaptarla al sistema ZTD. En concreto, desde el enlace que te proporcionamos podrás adaptar Remember The Milk creando las carpetas necesarias para aplicar ZTD sin problemas.
- Gtdagenda (Online): Lo mismo ocurre con la aplicación web Gtdagenda, originalmente pensada para GTD pero que puedes adaptar a ZTD con las instrucciones de sus propios creadores.
Inbox Zero
No sé si se puede considerar Inbox Zero como un sistema de gestión de tiempo, pero en cualquier caso merece su propio espacio en este artículo por la importancia que tiene hoy en día el correo electrónico. En la actualidad, la práctica totalidad de nuestras tareas en el trabajo surgen del correo electrónico, por lo que gestionar bien tus mensajes es importante. En este sentido, Inbox Zero tiene la misión de vaciar la bandeja de sistema procesando los mensajes y clasificándolos según su utilidad.
Básicamente, Inbox Zero te invita a archivar directamente el correo antiguo, porque ya no es necesario; reducir tu carga de mensajes recibidos eliminando suscripciones a boletines, por ejemplo; revisar el correo en momentos concretos del día y no cuando no sepas qué hacer; convertir cada mensaje en una acción y usar plantillas para agilizar tus respuestas.
Aplicaciones relacionadas con Inbox Zero hay muchas, básicamente la gran mayoría de gestores de correo actuales van enfocados a ello.
- IQTELL (Online, Android, iOS): Esta práctica herramienta de productividad, sirve tanto para GTD como ZTD e Inbox Zero. Muy completa y práctica para recién llegados o para quienes ya conocen estos sistemas.
- Mailbox (iOS): Además de sus originales gestos para procesar mensajes, esta aplicación destaca por la facilidad para dejar a cero tu bandeja de entrada y archivar los mensajes, manualmente o mediante reglas.
- Boomerang (Android): La respuesta de Android a Mailbox, con gestos muy parecidos y el mismo objetivo, ayudarte a vaciar la bandeja de entrada de mensajes.
- Mailstrom (Online): Aunque es de pago, este servicio online tiene como objetivo aplicar el método Inbox Zero a través de reglas y de la clasificación de mensajes.