Dentro de Google Drive, nos encontramos con una interesante herramienta que ya existía desde las épocas de Docs, llamada Google Forms. A través de esta herramienta podemos generar formularios online sin tener conocimiento de código, y acceder rápidamente a los resultados usando nuestra cuenta de Google, en forma de una planilla también de Google Docs. La empresa del buscador nos muestra ahora cuatro formas nuevas de aprovechar esta herramienta que se han revelado hoy mismo, y hablaremos de cómo usar Google Forms de una manera creativa.

Google Forms

Una de las cosas que más me gustan de Google Forms es su versatilidad. Podemos usar la herramienta en una variedad de entornos, desde el educativo (para hacer encuestas pedidas por nuestro profesor hasta hacer que nuestros alumnos respondan un formulario al final de la cursada) hasta el laboral. Hasta se puede usar, por ejemplo, para reclutar nuevos empleados a través de las redes sociales. El límite de Google Forms reside en nuestras necesidades, dado que la herramienta nos brinda buenas oportunidades de personalización en nuestros formularios.

A partir de hoy, Google nos presenta cuatro nuevas funcionalidades que se incorporarán a la herramienta Forms. Algunas me parece que son más detalles que otra cosa, pero otras son más avanzadas y nos permitirán generar formularios avanzados. Estas cuatro nuevas herramientas para usar Google Forms son:

  • Barra de progreso
  • Validación de datos
  • Embebido de videos de YouTube
  • Mensajes personalizados

En primer lugar, nos encontramos con la barra de progreso, que podría considerarse como un buen detalle. Si tenemos un formulario demasiado extenso, no está nada mal avisar a quienes lo están completando cuánto falta para terminar. Así, no corremos el riesgo de que abandonen a mitad de camino o cerca de terminar, que suele suceder si no aclaramos de antemano que llevará unos minutos poder responder. Para poder activar la barra de progreso en Google Forms, debemos hacerlo desde la Configuración, haciendo click en el recuadro de la barra.

google forms progressbar1

google forms progress bar2

En segundo lugar, tenemos la validación de datos. En este caso, puede ser particularmente útil para aquellos que están usando el formulario para obtener nuevas suscripciones a un newsletter o a una lista de correos. A través de la validación de datos, nos aseguramos de que todas las personas que completan nuestra encuesta estén dejando sus datos verídicos, con información de contacto correctamente ingresada. Para crear la validación de datos, creamos un nuevo campo de texto, y luego seleccionamos la pestaña de validación de datos. Ingresamos Texto, Dirección de Correo, y listo. El formulario señalará un error si el usuario no ingresa una dirección de correo electrónico válida.

google forms data validation

Una de las novedades más interesantes a la hora de usar Google Forms es la posibilidad de embeber videos de YouTube en el formulario. Así, por ejemplo, podemos preguntarles a las personas qué opinan de determinado video, o, en el ámbito educativo, hacer que nuestros estudiantes respondan una serie de preguntas en base al video que les hacemos ver. Usando la validación de datos, hasta podemos hacer un pequeño examen que avise a los estudiantes que la respuesta que están ingresando es incorrecta. El proceso de embebeo no funciona de una forma demasiado diferente a la que podemos encontrar en un blog o en una web.

google forms youtube

Finalmente, llegamos a la última adición a la hora de usar Google Forms, que son los mensajes personalizados en los formularios cerrados. En este caso, lo que vamos a poder hacer es continuar brindando información cuando se terminó el período de participación de un formulario. Así, por ejemplo, podemos dejar un correo electrónico de contacto o información sobre los pasos a seguir.

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Me parece que esta nueva adición a Google Forms hace que la herramienta sea aún más versátil, particularmente en una época donde se le da mucha importancia a las herramientas educativas. Hace un tiempo les mostramos algunas herramientas para crear formularios sin tener conocimiento previo de código, y tenemos que admitir que Google Forms es una de las mejores. Con estas nuevas formas de usar Google Forms, ahora tenemos más oportunidades para probar la herramienta e incorporarla a nuestro trabajo diario. ¿Qué les parece?