Cada día surgen nuevas herramientas que nos facilitan la no siempre agradable tarea de gestionar nuestras finanzas, personales o de nuestro pequeño negocio. En la actualidad, es muy fácil gastar pero es más complicado ahorrar, y con aplicaciones o servicios web que nos ayuden a organizar nuestra economía doméstica son de agradecer. Aunque ya hemos hablado en el pasado de aplicaciones contables originales, como Toshl o Pibi, entre otras, siempre es bueno conocer nuevas herramientas como PocketSmith, que se caracteriza por organizar tu contabilidad personal en un calendario. Veamos qué ofrece.
PocketSmith funciona directamente desde el navegador web, sin necesidad de instalar ninguna aplicación adicional, si bien cuenta con su propia aplicación para Google Chrome. Tras registrarte y elegir uno de los tres planes disponibles, ya puedes empezar a volcar tus datos financieros. Para probar PocketSmith, el plan "Basic" es más que suficiente, y si necesitas más, siempre estás a tiempo de hacerte con uno de los dos planes de pago ("Premium" o "Super"). Aunque la interfaz está en inglés, los conceptos básicos son fáciles de entender.
En la ventana principal o "Dashboard" de PocketSmith verás un resumen de las opciones más destacadas, incluyendo un mensaje a tener en cuenta, y es que PocketSmith utiliza por defecto una conexión cifrada de 128-bit, de ahí que la dirección empiece por HTTPS y que aparezca un candado en la barra de direcciones (que varía en función de tu navegador). Esto da cierta seguridad, pues tus datos estarán protegidos por defecto.
Todo cuanto puedes hacer en PocketSmith está en la barra superior, incluso configurar la aplicación desde la esquina superior derecha: zona horaria, moneda que utilizas (a escoger entre dólar americano, euro, libra, yen, peso u otra unidad personalizada), en qué día empieza la semana, etc. Desde la configuración también podrás cambiar la contraseña, borrar la información de tu cuenta para empezar de cero y exportar los datos a un calendario (Google Calendar, iCal u Outlook a través de Webcal) o a otra herramienta a través de un archivo CSV.
Las secciones de PocketSmith, además del "Dashboard" inicial, son las siguientes:
Calendar
El calendario es el apartado que más me llamó la atención y del que carecen muchas herramientas de contabilidad personal, un calendario donde organizar tus pagos e ingresos y ver de una manera más clara y gráfica tus responsabilidades financieras. PocketSmith te permite crear varios calendarios (dos en la versión gratuita) para así gestionar, por ejemplo, tu vida privada, tu pequeño negocio, la economía familiar, etc. Además, añadir un nuevo elemento es muy fácil, indicando un nombre (Sueldo, factura de la luz...), la cantidad, si es un gasto (Expense) o un ingreso (Income) y si se repite en el tiempo, muy útil para facturas habituales. Además, puedes indicar un color para diferenciar distintas entradas contables en el calendario de un vistazo.
Merchants
Desde aquí podrás gestionar los nombres de las empresas, entidades bancarias o personas con quienes tienes relación contable. Por defecto, como ocurre en otras secciones, muestra un pequeño tutorial con información muy útil sobre en qué consiste y cómo funciona. A medida que vayas añadiendo entradas sobre gastos e ingresos, este apartado se irá llenando, y para que te organices mejor, podrás categorizarlos e incluso agruparlos.
Bank Statements
Similar al caso anterior, pero enfocado a las transferencias bancarias y otras gestiones asociadas a tarjetas de crédito, esta sección te servirá para controlar tus movimientos contables bancarios. Como en el apartado anterior, por defecto obtendrás un práctico tutorial informativo, y a medida que introduzcas nuevos datos, se irá completando.
Una opción muy útil es la de enlazar tu cuenta bancaria con PocketSmith, importando de forma automática nuevas entradas. Podrás hacerlo desde la columna de la derecha, en "link your accounts", y hay disponibles entidades bancarias de muchos países, entre ellos hispanohablantes.
Categories
Para gestionar las entradas de gastos e ingresos, PocketSmith utiliza categorías, que puedes crear y edtar desde este apartado. Puedes partir de cero o aprovechar las plantillas para importar categorías de otras aplicaciones contables como Mint.com, Quicken o Microsoft Money.
Personal Summary
Después del calendario, creo que esta sección es la más importante de PocketSmith, pues nos permite analizar cómo ha ido el mes. En concreto, a partir de la información facilitada cada día, obtendremos informes y gráficas de cómo ha ido el mes, si hemos ahorrado o nos hemos excedido del presupuesto. En este sentido, es de agradecer que puedas configurar unos topes de máximo y mínimo gasto, que aparece reflejado en el calendario. Así tendrás más control y una mejor perspectiva de tus objetivos a lograr.
Cashflows
Similar al apartado anterior, "Cashflows" te ayuda a obtener un listado de todas las entradas, muy útil para guardar esa información en una tabla. Para entendernos, muestra todo cuanto has hecho en PocketSmith pero con números en vez de gráficos.
Puede que PocketSmith asuste al principio, pues aunque su página de presentación es muy amistosa, la interfaz no lo es tanto, mostrándose seria y ordenada. Al principio es posible encontrarse algún que otro escollo, pero tras revisar el tutorial y el extenso Wiki de PocketSmith, verás que es más práctica de lo que creías.