La gestión de tareas no es una ciencia exacta. Cada uno tiene sus métodos y estrategias a seguir para organizar nuestro trabajo diario, priorizar y saber qué hacer y de qué manera. Hay muchas manera de gestionar nuestro tiempo, pero una de las más populares es Get Things Done o GTD, de David Allen, un experto en productividad que propone unas pautas muy concretas para gestionar tareas. A raíz de su método han surgido multitud de aplicaciones de gestión de tareas, para todos los gustos y disponibles para múltiples plataformas. Una de esas herramientas es IQTELL, que destaca porque se adapta al método de productividad que utilices, en especial GTD e Inbox Zero.
IQTELL es, por un lado, una aplicación web accesible directamente desde el navegador, y por otro lado, una aplicación móvil para iOS y Android. Usando tus credenciales de Google o creando una cuenta nueva, tendrás acceso a la aplicación en sus tres versiones, sincronizando la información entre versiones a través de los servidores de IQTELL. ¿En que te puede ayudar esta aplicación? En primer lugar, aúna varias herramientas de las que dependemos en nuestro día a día: correo electrónico, calendario, lista de tareas, recordatorios, bloc de notas… En este último caso, destaca la integración con Evernote.
Simplificando, IQTELL funciona a modo de carpetas personalizadas en las que colocar las tareas a realizar. Estas carpetas están configuradas siguiendo el sistema de Get Things Done y que te permite organizar las tareas. Por ejemplo, no es lo mismo una tarea que tienes que hacer hoy mismo que una que no puedes empezar hasta que te llegue un informe de un compañero. Lo mismo ocurre con una tarea que no es importante pero que algún día tendrás que hacer. Gracias a esta jerarquización de tareas, aliviarás tu carga de trabajo, obteniendo listas más reducidas y que puedes realizar sin excederte en tu jornada laboral.
La creación de tareas con IQTELL es muy sencilla, aunque tendrás que tomártelo con calma para que el sistema funcione. Además de una frase de resumen y una pequeña descripción, te será muy útil definir una fecha de finalización, un nivel de prioridad y un contexto, para que así filtres las tareas más fácilmente. Otro detalle interesante es que puedes crear subtareas, para así dividir una tarea extensa en pequeños pasos más fáciles de digerir. Y lo mejor de todo es que integra un buscador para encontrar cualquier tarea sin necesidad de navegar por las carpetas.
Uno de los aspectos que hacen a IQTELL una gran herramienta de gestión de tareas, es su misión de unificar todas tus herramientas en una sola. En este sentido, desde la versión web de IQTELL podrás acceder a tus correos de Gmail, Outlook, Yahoo!, iCloud o Exchange, para que así te sea más fácil convertir un correo electrónico en una tarea. Por otro lado, tendrás la opción de integrar tus calendarios de Google, Yahoo! e iCloud, entre otros e incluso acceder a tus notas de Evernote directamente desde IQTELL.
¿Es IQTELL útil en la gestión de tareas? La respuesta corta, sí. La respuesta larga: es de las pocas aplicaciones que simplifica el sistema GTD hasta el punto de hacerlo útil sin necesidad de leerte el libro ni hacer ningún curso. Get Things Done es un gran sistema de productividad, pero desgraciadamente es difícil de aprender y de aplicar. Por suerte, herramientas como IQTELL facilitan esta adaptación. Además, desde el primer momento, puedes decidir qué carpetas configurar y cuáles no, para simplificar todavía más el sistema. Por otro lado, es de agradecer que IQTELL sirva de unificador de todos nuestros servicios online, como Evernote, correo electrónico y calendarios.