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Internet ha permitido romper las barreras físicas que había entre ciudades y países. Gracias a servicios como Skype o Dropbox, empresas de todo el mundo pueden realizar conversaciones a distancia y compartir documentos de forma rápida, barata y segura. Además, con soluciones en la nube es posible colocar en la red todo cuanto necesitamos para trabajar desde la oficina o incluso montar tu propio centro de trabajo en cualquier lugar. Hoy vamos a hablar de SeaCloud, una solución online que te permite gestionar documentos en equipo, además de hacer funciones de foro de discusión, wiki privado y organizador de tareas.

gestionar documentos en equipo

SeaCloud ofrece, por un lado, espacio online para organizar tus documentos y tus tareas diarias dentro de un equipo de trabajo, y por otro lado, ofrece sencillas herramientas para ponerlo en práctica. En función del volumen de información y del tamaño del equipo en que trabajes, te interesará una cuenta gratuita (limitada a 1GB de espacio 5GB al mes de tráfico) o una de las dos cuentas de pago (una de 100GB y otra de 500GB de espacio almacenamiento online con límite de tráfico mensual de 50GB y 250GB respectivamente). Los precios oscilan entre los 10$ al mes de la cuenta “Small Team” y los 50$ al mes de la cuenta “Large Team”. Sin embargo, en un equipo pequeño que trabaje únicamente con documentos de texto o PDF, la cuenta gratuita es más que suficiente si, además, te apoyas de otros servicios.

El aspecto de SeaCloud es muy sencillo. Básicamente domina el blanco, por lo que no es difícil ver y encontrar cada elemento que ofrece. SeaCloud está dividido en cuatro grandes áreas: “My Home”, “Grupos”, “Shares” y “Contactos”.

  • My Home: Es la sección más importante, y donde pasarás la mayor parte del tiempo. Aquí es donde encontrarás las bibliotecas, que es como se llaman los grupos de documentos que tanto tú como tu equipo podéis subir. No importa el formato, eso sí, ten en cuenta la limitación de tamaño. Una vez subido, puedes volver a descargarlo, compartirlo con otros contactos del equipo definiendo qué pueden hacer con él (leer y escribir o sólo leer) y eliminarlo, si tienes permiso para ello. Desde la columna de la derecha verás en todo momento el espacio disponible, y desde la parte inferior, verás un historial de archivos subidos, descargados y modificados. Por otro lado, desde aquí tienes acceso al Wiki del equipo, que al igual que ocurre con la Wikipedia, es un espacio donde crear páginas con información útil para tus compañeros de trabajo y así resolver posibles dudas al trabajar con los documentos compartidos.

  • Grupos: Esta sección está pensada para equipos grandes, donde hay muchos miembros y se agrupan para realizar tareas conjuntas por separado. Con los grupos podrás compartir y separar permisos para acceder a los archivos.

  • Shares: En caso que hayas compartido documentos con el resto del equipo o alguien ha compartido algo contigo, aparecerá aquí para que tengas constancia.

  • Contactos: Personalmente creo que es la sección más relevante después de “My Home”, pues aquí es donde aparecerán reflejados los miembros del equipo que utilizan el espacio SeaCloud.

A todo esto hay que añadir la opción de mandar mensajes a tus compañeros desde la barra superior, al lado de tu usuario. Desde el icono en forma de postal, puedes indicar el nombre del contacto y escribirle, con la posibilidad de incluir archivos. Además, cuando recibas mensajes, al lado aparecerá un icono indicando el número de mensajes pendientes de leer.

Por otro lado, y aunque básicamente SeaCloud funciona desde el navegador web, también ofrece aplicaciones para usar en varias plataformas y así subir y descargar los documentos. La herramienta se llama Seafile y está disponible para Windows, Mac, Linux, Android y dispositivos iOS.