Evernote es uno de nuestros servicios favoritos y, particularmente, es una de mis herramientas clave para gestionar la información que manejo a diario en el trabajo y, como no, también para asuntos personales. Evernote nos ofrece un servicio de cuadernos digitales en los que mantener organizados nuestros datos, nuestros documentos y también los mensajes de correo electrónico. Pues sí, Evernote nos permite trabajar con nuestros mensajes de correo y, la verdad, es que vale la pena que tengamos en cuenta esta funcionalidad para mantener centralizada toda la información en un único lugar y tenerla siempre accesible.
Por norma general, solemos tener la información dispersa en un cuaderno de papel, nuestra bandeja de entrada de correo electrónico, carpetas en las que clasificamos los mensajes, archivos guardados en nuestro ordenador y un largo etcétera. Con tanta dispersión, uno al final tiende a imprimir mensajes y documentos, los guarda dentro de su cuaderno y acaba teniendo una colección imposible de notas, papeles, impresos y documentos que es imposible de gestionar.
Evernote y el correo electrónico
Evernote es un servicio de libretas digitales con las que mantener organizada la información. En caa uno de estos cuadernos podemos generar notas, adjuntar documentos o fotografías, dotarlas de un sistema de etiquetas (para categorizar los contenidos) e, incluso, añadir un reminder. Un esquema muy útil que nos permite mantener en orden nuestros datos y que también podemos aplicar a nuestros correos electrónicos. Evernote nos provee de una dirección de correo electrónico personal a la que podemos enviar correos electrónicos o reenviar algunos de los que hemos recibido para que, automáticamente, se transformen en una nota dentro de nuestro sistema.
¿Y por qué es interesante esta funcionalidad? Muchas veces recibimos mensajes que son importantes y que debemos conservar porque están vinculados a un proyecto en el que estamos trabajando, adjuntan documentos que debemos clasificar y tener a mano o, simplemente, queremos conservarlos y ternerlos disponibles en todo momento porque incluyen un contenido de especial interés.
No tiene sentido que, dentro de un proyecto concreto, mantengamos la información por separada y tengamos en el inbox los mensajes que recibimos y, por otro lado, nuestras notas y documentos. Particularmente creo que es importante unificar la información y además categorizarla adecuadamente para que nos sea fácil de encontrar y procesar.
Con esta idea, creo que es interesante que aprovechemos esta funcionalidad para concentrar la información y organizarla adecuadamente. De hecho, acometer esta tarea no es nada complicado y solamente tendremos que reenviar los mensajes que consideremos de interés a nuestra dirección de correo en Evernote o, por ejemplo, poner en copia oculta esta dirección si queremos guardar los correos que estamos enviando.
Algunos comandos y atajos a tener en cuenta
Cuando enviamos un correo a nuestra cuenta en Evernote, el contenido se transforma en una nota dentro de libreta que tengamos marcada "por defecto"; es decir, que si reenviamos directamente, luego tendremos que recategorizar la nota para guardarla en la libreta que estimemos y también asignarle las etiquetas adecuadas.
Si en vez de reenviar el correo directamente a nuestra cuenta en Evernote usamos estos parámetros adicionales ahorraremos bastante tiempo porque podremos clasificar en origen la información:
Si en el asunto del mensaje añadimos al final
@libreta, es decir, una @ y el nombre de la libreta en la que vamos a guardar la nota, automáticamente se guardará ahí y no en la libreta por defecto.Si además añadimos
#etiquetaal final del asunto, podremos agregar a la nota las etiquetas directamente y, por tanto, nos ahorraremos de tener que añadir desde Evernote la taxonomía a la nota (aunque, eso sí, es necesario que las etiquetas existan y no sean nuevas para poder usar esta función).
En resumen, para poder usar estas funcionalidades tendremos que tener en mente la siguiente fórmula: asunto de la nota, @nombre_de_la_libreta y #etiquetas (recordando que las etiquetas deben existir ya en nuestra cuenta de Evernote y no podemos crearlas sobre la marcha).
Además, si queremos unir varios e-mails en una única nota, podremos enviarlos de manera secuencial y añadiendo un "+" al final del campo título, Evernote añadirá el texto a nexo en el cuerpo de la nota que se haya creado más recientemente y que, además, mantenga dicho título (otro detalle de gran importancia).