Tanto en el trabajo como en los estudios es inevitable que tarde o temprano tengas que trabajar en equipo. Aunque puede dar buenos frutos y resultar una experiencia enriquecedora para todos, no siempre es fácil organizar tareas en equipo, por lo que contar con herramientas adecuadas se hace imprescindible. En Bitelia hemos visto utilidades para organizar a varias personas a distancia, como Trello o Asana. A estas dos herramientas quiero añadir Symphonical, una aplicación web que te ayudará a organizar tareas en equipo, en tiempo real o no, desde tu navegador o desde el teléfono móvil, de una forma cómoda y rápida.
Symphonical viene a significar en inglés sinfónico, como una orquesta: cada miembro de la orquesta sabe qué instrumento toca, qué notas y en qué momento del recital. Lo mismo ocurre con el trabajo en equipo, ya que cada miembro debe saber qué tareas le corresponde realizar y en qué momento. Symphonical tiene el objetivo de ayudarte, a ti y a tus compañeros de equipo, a organizar tareas en equipo. Para ello, utiliza un sistema muy gráfico, una pizarra blanca virtual donde pegar notas adhesivas de colores.
Pizarra + Bloc de Notas
Para empezar a usar Symphonical, tienes que darte de alta, con una cuenta de correo electrónico o con tus credenciales de Google+ o Facebook. El proceso es rápido, y al terminar, verás un tutorial introductorio que te explicará los elementos más importantes del panel principal.
Como verás, Symphonical se organiza entorno a una pizarra blanca dividida en regiones. Te sonará mucho si utilizas sistemas como Scrum y derivados. En esa pizarra, verás tu nombre en la primera fila y debajo los nombres de los demás miembros del equipo, a medida que los añadas. En cualquier caso, hay una fila llamada Uncategorized, o sin clasificar en inglés donde colocar las tareas no asignadas a nadie en particular. En cuanto a las columnas, están las básicas: Sin empezar (Not started), En progreso (In progress) y Completado (Completed), a la que hay que añadir la columna Sin clasificar (Uncategorized).
Haciendo doble clic en cada espacio, puedes añadir una nueva tarea, que se expandirá en forma de hoja de bloc de notas, para que escribas cualquier cosa relativa a la tarea, como información relacionada, enlaces o incluso archivos adjuntos. Además, podrás asignar un responsable, una posible fecha de finalización y darle una prioridad en forma de color.
Si la pizarra por defecto se te queda pequeña, o trabajas en dos o más equipos simultáneamente, Symphonical permite crear varias pizarras o muros, walls en inglés. Por otro lado, si te guías mucho por fechas de finalización de tarea, te será muy útil la vista de calendario, accesible desde la columna derecha, botón “More”, “Calendar View”.
Google+ Hangout
Una ventaja de Symphonical con respecto a otros sistemas para organizar tareas en equipo, es que permite la comunicación por voz y vídeo en tiempo real usando Google+ Hangout, el sistema de videoconferencia de Google+ y que permite hablar entre varias personas con una buena calidad de imagen y sonido.
Se activa desde la columna derecha del muro principal, haciendo clic en el botón “Hangout”. El único requisito es tener a tus contactos de trabajo en tus círculos de Google+. Basta con añadirlos para iniciar la sesión de videochat viendo al mismo tiempo el muro con las tareas y así discutir sobre ellas.
Plantillas
El muro por defecto de Symphonical es, a mi entender, impecable. Es sencillo, simple y puede adaptarse a cualquier tipo de proyecto. Tras probar varios sistemas similares, considero que Symphonical es de los que mejor combina la calidad gráfica con la usabilidad.
Sin embargo, puede que quieras gestionar cierto tipo de proyecto y quieras un poco de ayuda. En ese sentido, Symphonical ofrece las plantillas o templates, que adaptan el muro a tus necesidades. Puedes crear listas de tareas, planes semanales, análisis de SWOT o DAFO en español (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades), organizar la agenda de una reunión o por qué no, adaptar tu muro para empezar un proyecto relacionado con crear una nueva página web. En cualquier caso, estas plantillas te ayudarán a empezar con buen pie.
Conclusiones
Las herramientas para organizar tareas en tiempo sólo son útiles si las utilizas el menor tiempo posible. Es decir, su objetivo es ayudarte a hacer tu trabajo lo más rápido y mejor posible, en vez de perder el tiempo en intentar organizarte. En este sentido, Symphonical cumple su cometido, ya que su simplicidad permite adaptarse a cualquier proyecto.
Por otro lado, la posibilidad de usar tu cuenta de Facebook o Google+, muy comunes hoy en día, hace que cualquier pueda formar parte del muro de trabajo de Symphonical. A ello hay que sumar el uso de Hangout para comunicarse en directo, algo que no todas las herramientas de este tipo incluyen.
Y para terminar, las plantillas te ahorrarán tiempo en proyectos concretos, ya que Symphonical pondrá el primer grano de arena.
En definitiva, si necesitas un sistema para organizar tu trabajo en equipo que te deje el máximo de tiempo libre para trabajar, Symphonical es una gran elección: es gratuito, accesible desde cualquier navegador web y teléfono móvil inteligente, los muros son fáciles de poner en marcha y las notas se editan fácilmente, pudiendo incluir cualquier contenido.