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La gestión de proyectos es algo que nos interesa mucho en Bitelia. Si estamos usando la herramienta correcta, entonces tendremos una gran oportunidad de tener un proyecto organizado. En otras oportunidades, hemos hablado del método Scrum, así como también de plataformas específicas como Trello y Wundelist (en su potenciada segunda versión), el servicio basado en la nube WBS Tools, y otras herramientas para usar desde Chrome como RedMine y Gantter. En esta oportunidad, hablaremos un poco sobre una herramienta freemium llamada Papirus.

Los desarrolladores de esta plataforma se jactan de tener un servicio que es aún mejor que el email, para permitirnos organizar mejor nuestras tareas mientras trabajamos con otras personas. Esta herramienta es gratuita para equipos de hasta 25 personas, y si accedemos a algunos de los planes especiales, también tenemos otra serie de funcionalidades interesantes. Primero, diferenciaremos entre los dos tipos de cuentas.

Con la cuenta gratuita, tenemos la posibilidad de sumar 25 personas a nuestro proyecto, con 2 roles diferentes que se pueden asignar. Tenemos un límite de 1000 tareas por año, con un almacenamiento de 1GB, y un límite por archivo de 5MB. Por el lado de la cuenta paga, tenemos una cantidad ilimitada de usuarios, siempre y cuando abonemos U$S5 por cada usuario nuevo. En este caso, también tenemos una cantidad ilimitada de roles, y también de tareas. Nuestro límite de almacenamiento asciende a los 100GB, mientras que podemos subir archivos de hasta 250MB.

Estos dos tipos de cuenta tienen muchos puntos en común que hacen que Papirus sea una herramienta completa para todo tipo de negocios, pero fundamentalmente para las pequeñas empresas que no tienen una gran cantidad de empleados. Por un lado, tenemos aplicaciones nativas para iPhone, iPad, Android y Windows Phone 7, notificaciones push, transferencias seguras, almacenamiento cifrado, acceso de API, notificaciones por correo electrónico, y, lo que más nos ha gustado, la posibilidad de convertir dichas notificaciones en nuevas tareas de forma simple y rápida.

El uso de Papirus también nos ha parecido muy intuitivo. Tenemos dos formas de crear una cuenta nueva, por un lado, de la manera más tradicional, insertando un correo electrónico, pero por el otro, también podemos sincronizar con nuestra cuenta de Google Apps para hacerlo de una forma más rápida. Una vez que hacemos esto, tenemos que seleccionar nuestro nombre de usuario, que será nuestra cuenta de Google, y luego tendremos que activar nuestra cuenta ingresando la información de nuestra organización. Tan simple como eso.

Una vez que ingresamos a la pantalla principal de Papirus nos encontraremos con una interfaz muy similar a la de un correo electrónico. En el panel izquierdo tenemos una bandeja de entrada donde podemos encontrar todas las tareas, las creadas por nosotros mismos pero también por nuestros colegas, y una serie de opciones para ir filtrando dichas tareas por fecha e importancia. Estas cosas las podemos configurar nosotros cuando creamos una tarea.

La creación de tareas también es un proceso bastante simple: en la bandeja de entrada nos encontraremos con una barra de texto en la parte superior para poder agregar una tarea. Simplemente ingresándola vamos a abrir una abanico de posibilidades para poder personalizar la tarea. Por ejemplo podemos asignarla a un proyecto particular, e invitar a diferentes colaboradores. Además, podemos marcar la tarea como urgente para marcar las prioridades. La verdad es que las opciones de personalización son varias e interesantes.

Sin embargo, muchas herramientas de gestión de proyectos nos brindan interfaces más bonitas que estas. El propósito de Papirus es ofrecer un servicio similar al correo electrónico, imitando su estética –aunque un poco vintage, vamos a admitir- para que los usuarios del servicio se sientan cómodos y no tengan que perder demasiado tiempo aprendiendo a usar la plataforma. Así, podemos comenzar a trabajar en la gestión de un proyecto sin tener que perder demasiado tiempo.

Si somos usuarios de Outlook o de Gmail, encontraremos mucha utilidad en Papirus. Nos brinda algunas opciones que podemos encontrar en varios servicios, pero ubicadas de forma diferente para aumentar la usabilidad.

Foto principal por Courtney Eyrian