Una de las primeras tareas que tenemos que realizar cuando asumimos la gestión de un proyecto es la descomposición de éste en subproyectos y paquetes de trabajo, es decir, definir lo que vamos a realizar con un mayor nivel de granularidad que el nombre del proyecto o los objetivos que tenemos que conseguir. Una forma de realizar esta tarea, como paso previo a la planificación mediante un diagrama de Gantt, es haciendo un diagrama con la Estructura de Descomposición del Trabajo o Work Breakdown Structure (WBS) en el que representamos el proyecto en base a paquetes de trabajo y unas dependencias entre ellos que, de manera exhaustiva, definen el alcance del mismo.
Herramientas como Microsoft Project, por ejemplo, permiten realizar este tipo de representaciones aunque, claro está, no todo el mundo tiene a su alcance este paquete de software. Herramientas como Gantter nos permiten realizar la planificación de un proyecto pero el paso previo de realización del WBS no lo contemplan; sin embargo, podemos suplir esta carencia recurriendo a un servicio en la nube llamado WBS Tool que, en su versión web, nos permite descomponer nuestro proyecto en forma de paquetes de trabajo de manera gratuita.
WBS Tool es una herramienta gratuita (la versión de escritorio sí que es de pago) con la que podremos realizar, de una manera muy cómoda y sencilla, el diagrama WBS de nuestro proyecto para que nuestro equipo de trabajo tenga claro lo que tenemos entre manos. La aplicación lo único que requiere para funcionar es un registro y, a partir de ahí, accederemos a un dashboard sobre el que pintar el diagrama usando los recursos que nos proporcionan.
Esta herramienta es especialmente interesante porque, además de poder dibujar el diagrama que representa a los paquetes de trabajo del proyecto, nos permite exportar toda la información al formato de Microsoft Project y, por tanto, podemos importar las tareas en el software de Microsoft para realizar la planificación (sin tener que escribir, a mano, todos los bloques de trabajo que hayamos definido).
Quizás, alguien pueda pensar que no tiene sentido usar WBS Tool y tener que usar Microsoft Project y, la verdad, es que tendría razón; por eso vale la pena recordar a Gantter que, entre otras cosas, era capaz de importar archivos procedentes de Microsoft Project. Por tanto, podemos combinar WBS Tool y Gantter para realizar toda la planificación de nuestro proyecto totalmente gratis y de manera muy profesional.