Creo que más o menos todos –o quizás estoy generalizando demasiado- buscamos formas de ahorrar tiempo automatizando tareas nimias que tenemos que hacer diariamente. Tenemos muchas formas de hacerlo. Y de hecho, una de las formas en las que más perdemos el tiempo es a través del correo electrónico. Y escribiendo las mismas cosas una y otra vez. Algunos optan por tener textos pre-escritos para ahorrar algo de tiempo pero existen varias herramientas que nos permiten ahorrarnos todo este tipo de trabajo. Llamadas text expansion tools o herramientas de expansión de texto, están disponibles tanto para Mac como para PCs con Windows, y realmente, si logramos acostumbrarnos, nos permiten ahorrar mucho tiempo en la ida y venida de mails.

Las herramientas de expansión de texto nos permiten activar una serie de reglas definidas por nosotros mismos para justamente ahorrar que repitamos una y otra vez las mismas frases en un mismo día. Así, cuando tipeamos una de estas frases pre-definidas, la utilidad de expansión de texto cambiará lo que escribimos nosotros por una frase determinada más larga, para que nosotros no tengamos que tomarnos ese trabajo. Por ejemplo, si tenemos una respuesta pre-determinada para un determinado correo, entonces podemos usar esta utilidad para ahorrarnos varios minutos de escritura y movernos al siguiente ítem de la agenda. A continuación, vamos a repasar algunas herramientas útiles de expansión de texto para ser más productivos a la hora de enviar correos.

TextExpander

Para los usuarios de Mac, decididamente una de las mejores aplicaciones del mercado es TextExpander. Si bien tiene la desventaja de ser de pago, no vamos a pretender estar sorprendidos de encontrarnos con una aplicación así, de pago, en el ecosistema de OS X, donde no tenemos tantas opciones de freeware. La premisa de TextExpander es, para sorpresa de nadie, ahorrarnos tiempo mientras trabajamos.

Pero cuenta con una serie de funcionalidades interesantes como la inserción de texto pre-escrito a través de una palabra clave especial, que van desde saludos, textos particulares, y texto formateado e imágenes. Además, tiene corrección automática de errores, el agregado de contenido desde el portapapeles, sincronización de textos desde Dropbox, y otros detalles importantes que hacen que valga la pena pagar los más de 30 dólares que vale.

PhraseExpress

Para los usuarios de Windows, una de las mejores alternativas, que prácticamente comparte todas las funcionalidades de TextExpander y permite importar algunas de sus librerías, es PhraseExpress. De hecho, es considerada la herramienta ideal para aquellos que tienen que pasar de Windows a Mac durante el día, por ejemplo por cuestiones laborales, pero con un pequeño detalle. La licencia de PhraseExpress nos permite usarlo solamente por cuestiones personales, por lo que tenemos que descartarlo como herramienta de trabajo. Y dudo que tengamos que usar mucha expansión de texto en nuestra vida privada.

Las reglas o “frases” de PhraseExpress pueden ser activadas a través de una tecla especial o de una frase recortada en particular, y son muy simples de crear. En sí, un programa como este no debería darnos demasiados problemas. También, si somos novatos, PhraseExpress cuenta con una funcionalidad especial para poder seleccionar entre varias opciones de frase con un único comando –aunque de esta forma se pierde un poco el encanto, ¿no?-. Cuenta con una librería de errores ortográficos comunes que podemos descargar, y una batería importante de funcionalidades. De hecho, pueden visitar los interesantes videos tutoriales que tienen subidos a su página oficial.

DashExpander

También en lo que se refiere a opciones para Mac, nos encontramos con DashExpander, y su diferencia fundamental con TextExpander, más allá de algunas funciones, es que es completamente gratuita. Otro de los beneficios que tiene es que nos permite trabajar tranquilos mientras corre en el fondo y nos muestra un ícono en la barra de menú. Se puede activar en el momento en que queremos usarlo a través de un atajo de teclado en particular, por lo que es bastante útil.

Una de las funcionalidades que sí comparte es la posibilidad de sincronizar nuestras librerías de snippets con Dropbox, que hoy en día es fundamental considerando la relevancia del almacenamiento en la nube, pero además, significa que podemos acceder a nuestra librería desde cualquier ubicación. Si estamos buscando una aplicación gratuita, es lo que necesitamos. Sin embargo, tenemos que comprender que estaremos al mismo tiempo renunciando a una buena cantidad de funcionalidades.

Breevy

Volvemos al mundo Windows para presentar otra aplicación para los usuarios de PC. En este caso se trata de Breevy, que creo que tiene una ventaja sobre PhraseExpress gracias a su versión portable, que nos permite llevarla a todas partes o incluso subirla a nuestra cuenta de Dropbox para poder accederla desde todas partes. Si bien tiene una interfaz bastante fea, para ser directos, cumple correctamente con las funciones que le vayamos a asignar. Se activa mientras estamos escribiendo con la hotkey Ctrl+Espacio para luego seleccionar con el comando que hayamos seleccionado para insertar la frase.

Otra de las bondades de Breevy es que cuenta con muchas preferencias especiales para que realmente podamos personalizar nuestra experiencia. Sin embargo, tenemos que abonar para poder usarlo después de una prueba gratuita de 30 días donde podemos darnos cuenta si es el software que necesitamos. Tiene un costo de poco más de 30 dólares, por lo que vamos a tener que analizar si realmente es una buena inversión. Y por lo que leemos en los foros de usuarios, algunas cosas los tienen algo descontentos.

Texter

Finalmente, presentamos una aplicación desarrollada por los muchachos de Lifehacker, llamada Texter, que cumple con la tarea básica de brindarnos expansión de texto, sin demasiadas florituras adicionales. Hay muchas cosas que se pueden hacer con Texter, aunque tiene algunos bugs en Windows 7. Pero, al tratarse de una herramienta gratuita, es ideal para los que no quieren realizar una inversión demasiado significativa.