Para muchos profesionales, las reuniones son algo que forma parte de nuestro día a día pero cuando tenemos que desplazarnos a la sede de un cliente (ya sea en nuestra ciudad o en otra) perdemos tiempo en los desplazamientos además de incurrir en gastos de transporte o, incluso, alojamiento. En el actual contexto económico, son muchas las empresas que están recurriendo a las reuniones virtuales para ganar en productividad (evitando perder tiempo en desplazamientos) y ahorrar algo de dinero.

Business group portrait - Seven business people working together. A diverse work group.

En este sentido, en la red podemos encontrar un buen número de servicios con los que realizar reuniones virtuales, ya sea mediante videoconferencias (como Skype, LiveMinutes o alguna otra alternativa) o audio-conferencias de voz (usando servicios como Überconference). Las audio-conferencias, o conference calls, son algo bastante habitual a nivel empresarial y han sustituido las típicas reuniones de control y seguimiento, flexibilizando la jornada de trabajo de los asistentes y evitando molestos desplazamientos.

Dentro de una reunión es práctica habitual tomar notas de los aspectos tratados, ya sea para nuestras notas personales o para confeccionar el acta con el resumen de la reunión (para enviarla a todos los asistentes). Personalmente prefiero usar un "cuaderno digital" a uno de papel porque, de esa forma, me es más sencillo confeccionar el acta a partir de las notas que tomo en Evernote y, precisamente, alrededor de este servicio han ido apareciendo varios servicios enfocados a facilitar la celebración de reuniones virtuales y a facilitar a los asistentes tomar notas, confeccionar el acta de la reunión y registrar los aspectos que se han tratado.

Callnote es una aplicación que actúa como complemento de Skype para registrar la conversación que hemos mantenido en nuestra reunión, es decir, actúa como una grabadora de voz. La idea es simple, mantenemos una videoconferencia o una llamada llamada telefónica (con uno o varios usuarios) y registramos toda la conversación para poder transcribirla o, directamente, conservarla en nuestros archivos como un "acta total" de todo lo que se ha tratado. El aliciente es que, además de grabar la conversación, este complemento de Skype nos permite almacenar el archivo de audio directamente en nuestra cuenta de Evernote (convirtiéndola así en el repositorio de los registros de las reuniones).

Además de grabar la convesación (soportando hasta 8 participantes), la aplicación nos permite registrar automáticamente en la nota generada en Evernote los nombres de los participantes en la reunión (un dato típico que se suele añadir en las actas de reunión y las notas), registrar la hora de inicio de la reunión y su duración, enviar el acta con la grabación a los asistentes en cuanto termine la reunión (colgar la llamada) o solicitar la aprobación de los usuarios antes de comenzar a grabar.

FreeConference directamente nos ofrece la posibilidad de organizar conference calls con otros usuarios y, además, también podremos crear notas en Evernote para recopilar información o escribir el acta durante la celebración de la propia reunión. El servicio nos ofrece, de manera gratuita, llamadas de voz entre usuarios (aunque existen opciones de pago), tomar notas de la reunión y, posteriormente compartirlas, compartir las notas con otros usuarios o, incluso, compartir nuestro escritorio como si de una pizarra se tratase.

Con la variedad de aplicaciones y herramientas disponibles, si las empresas apostasen por estos modelos podrían ahorrar bastante dinero y, sobre todo, ganarían en productividad.