Hace algunos días, Google anunció que dejaría de ofrecer cuentas gratuitas para los usuarios de Google Apps. Ahora, cada cuenta nueva tendrá un costo de 50 dólares por año por usuario. Si bien Google Apps for Business no es para todos, sí puede ser que sea una parte integral de la forma que trabajamos todos los días: no solamente contamos con correo electrónico, sino que además tenemos calendario, almacenamiento en la nube, contactos, edición de documentos de forma colaborativa, y más. Pero U$S50 puede ser un golpe importante para el presupuesto de cualquiera, sobre todo si buscamos expandir nuestro negocio y contratar a más personas para que trabajen con nosotros. Por eso, hoy vamos a hablar sobre algunas alternativas a Google Apps que nos pueden ayudar a encontrar el reemplazo ideal sin tener que abrir la billetera.
Zoho
La primera opción que les vamos a presentar es bastante obvia, y se trata de Zoho. Muchos ya comenzaron a postularlo como el reemplazante ideal para Google Apps, y con justo motivo. Zoho nos permite integrar nuestra cuenta de Google para no perdernos de las funcionalidades más usadas, pero sin necesariamente replicarla. Con Zoho Office, por ejemplo, tenemos una suite de ofimática web con procesador de texto, planillas y presentaciones, entre otras cosas. También hay un cliente de correo llamado, lo adivinaron, Zoho Mail, que si bien no es tan potente como Gmail puede ser una alternativa respetable. ¿Qué hay de los costos? Para los usuarios individuales el uso es gratuito, mientras que con un dominio personalizado se pueden tener hasta 3 usuarios. Cada una de esas casillas tiene un límite de 5GB, lo que quiere decir que quizás tengamos que ajustarnos un poco en cuanto a espacio.
Además de ser gratuito en estos casos, Zoho cuenta con precios competitivos si estamos interesados en contratar el servicio. Dependiendo, siempre, de la cantidad de usuarios de correo en un determinado dominio. Creo que las funcionalidades valen la pena, y es un buen cambio si estábamos acostumbrados a Gmail gracias a las similitudes en la interfaz. De la misma forma que el correo de Google, con Zoho podemos tener acceso a carpetas y subcarpetas, filtros, etiquetas, funciones drag and drop para no perder tiempo seleccionando cosas, selección en bulk, filtros de visualización –para, por ejemplo, ver nada más que los mails sin leer-, y vista en pestañas para ahorrar espacio y tener más claridad a la hora de revisar nuestros correos. Es una de las alternativas más serias ahora que muchos negocios pequeños están considerando mudarse a otra plataforma.
Microsoft Office 365
Nos movemos para el lado del competidor directo de Google Apps, que es la suite improvisada de Microsoft creada específicamente para enfrentarse con ellos. Ahora bien, tenemos a nuestra disposición Outlook.com, uno de las cartas más fuertes que la compañía ha traído a la mesa en los últimos meses, además de SkyDrive, un servicio más que interesante, y muchas funcionalidades adicionales que pueden inclinar la balanza para ese lado. Aunque el precio puede ser relativamente similar, depende en realidad de la cantidad de funciones que contratemos, así que en realidad podemos personalizar lo que queremos. Por ejemplo, si solamente queremos tener hosting de correo electrónico, podemos tener un plan de 4 dólares por usuario por mes, integración con Outlook, correos almacenados en la nube, calendarios compartidos, casillas de correo con un espacio de 25GB y la posibilidad de acceder a las Web Apps como suite de ofimática.
Por otro lado, tenemos otros planes más especializados para compañías más grandes que quieren tener un dominio personalizado. También tenemos calendarios compartidos, pero se suman también las funcionalidades de mensajería instantánea, llamadas de PC a PC, conferencias de video, visualización de documentos de Office online, un sitio web público y otras funcionalidades más pequeñas. Este plan está orientado a pequeñas empresas y tiene un costo de 6 dólares mensuales por usuario, si queremos probarlo tiene un período de prueba gratuito donde podemos juzgar si es lo que estamos buscando. En este caso, si bien no tenemos la gratuidad que podríamos esperar de Google, lo que sí tenemos es el aval de Microsoft, la posibilidad de tener soporte técnico estable las 24 horas al día –en la gran mayoría de estos planes- y un producto más que interesante como es SkyDrive, que plantea una competencia muy seria a Google Drive, una plataforma que en muchos aspectos deja un sabor amargo en la boca, sobre todo en lo que se refiere a capacidades de almacenamiento sin tener que abonar.
Alternativas combinadas
Ahora bien, si estamos buscando una solución fácil vamos a encontrar muy difícil dar con justamente el servicio que estamos buscando para reemplazar a Google Apps. Recordemos que las cuentas gratuitas que se hayan creado antes del 6 de diciembre se mantendrán de esa forma, y esto para nada afectará a los usuarios individuales que tengan una cuenta @gmail: nosotros vamos a seguir pudiendo usar servicios como Drive, Calendar y Gmail sin tener que abonar nada. Pero si queremos tener un dominio personalizado, entonces tenemos que plantearnos seriamente si esto es algo que nos conviene. En su momento, les contamos algunas claves a tener en cuenta antes de contratar Google Apps.
Lo que podemos hacer es buscar una forma de hacer un bypass de este cobro. Por ejemplo, contratar un servidor donde podamos hacer llegar los correos para luego migrarlos automáticamente a una cuenta de Gmail, y luego borrarlos del servidor para que no nos consuman el espacio. Esto se puede hacer con la gran mayoría de los servicios que nos proveen hosting y cuentas de correo electrónico. Pero, por supuesto, tendríamos que contratar un servicio de hosting que muchas veces no es lo que estamos buscando. Si no podemos, sin embargo, abandonar el dominio, es una buena idea para ahorrarnos 50 dólares por mes. También podemos elegir usar Outlook, que no nos da demasiados problemas a la hora de setear nuestro propio dominio.
Por otro lado, tenemos toda una serie de productos que tendríamos que reemplazar. Tenemos una enorme cantidad de calendarios online que se pueden usar –hasta el de Zoho es un reemplazo respetable- y que son completamente gratuitos. También podemos usar el Calendario de nuestra cuenta personal, o de otros proveedores. Calendar es uno de los servicios más difíciles de reemplazar, pero Zoho es una buena alternativa. Por otra parte, también tenemos la cuestión del almacenamiento de Drive: podemos optar como siempre por Dropbox, pero también hay otros servicios como MegaCloud, ideal para hacer backups, SugarSync o Box, una alternativa más profesional pero que es un poco más cara que las que estamos barajando.
Como podemos apreciar, Google Apps no es irremplazable. Pero tenemos que considerar si realmente vale la pena pagarlo o no. Si somos simplemente un par de usuarios, es una lástima no poder disfrutar de las cuentas gratuitas, pero no será un golpe demasiado grande al presupuesto. Por eso, todas estas cuestiones las tenemos que poner en la balanza antes de tomar la decisión. Por suerte, gracias a las opciones que nos da internet, no nos quedaremos con las manos vacías.
