Ya sea para quedar con nuestros amigos o para concertar una reunión de trabajo, el proceso que seguimos para buscar la fecha y la hora óptima, es decir, la que encaja bien en la agenda de todos los asistentes, puede terminar en un amplio intercambio de mensajes de correo electrónico, convocatorias de reunión generadas en Outlook o Thunderbird y llamadas telefónicas o mensajes a través de WhatsApp. Intercambiar tantos mensajes, desde un punto de vista práctico, no es nada recomendable porque nos puede llevar a confundir a los asistentes a la reunión y a emplear demasiado tiempo en convocar la reunión.
Con la idea de optimizar el proceso de organización de las reuniones y evitar que, tras enviar una convocatoria con Outlook o Thunderbird recibamos mil y un correos con cambios, fechas y horas alternativas o confirmaciones, podemos recurrir a alguna herramienta que nos ayude a poner de acuerdo a los asistentes previamente y enviar una convocatoria cerrada que encaja bien con las agendas de todos los convocados.
Doodle es, quizás, uno de los servicios más conocidos en este terreno puesto que nos ofrece la posibilidad de hacer encuestas, precisamente, con el objetivo de cuadrar el horario de un evento entre sus asistentes. Con Doodle podremos enviar múltiples opciones de convocatoria (fecha y hora de una reunión) y, mediante los resultados de la encuesta, ver cuál es la que mejor encaja con todos. Si bien estamos hablando de Doodle como herramienta para facilitar la organización de reuniones, lógicamente, su uso se puede extrapolar hacia otros eventos, como por ejemplo, organizar una excursión con nuestros amigos o reunirnos para hacer una barbacoa.
Meeting Scheduler for Gmail es una extensión para Google Chrome realizada por Schedule Once que también es otro servicio que nos permite optimizar el proceso de organización de reuniones y nos ayuda a buscar el consenso entre los asistentes a las mismas.
Schedule Once ofrece una versión de pago y otra gratuita (bastante limitada con respecto a sus hermanas mayores) con la que podremos enviar convocatorias de reunión indicando intervalos de tiempo tentativos en los que se podría desarrollar y, a partir de ahí, los usuarios nos irán respondiendo indicando sus preferencias hasta cerrar la convocatoria. El servicio es interesante porque nos permite gestionar las convocatorias y las respuestas a través de Gmail y, lo más interesante, los movimientos de las citas se irán moviendo en Google Calendar automáticamente con lo que siempre podremos tener una visión de nuestros compromisos.