Volvemos a un tema que nos encanta, la productividad. Aunque últimamente nos dedicamos a las aplicaciones de productividad para Mac e iPad, e incluso reseñamos Teambox, una herramienta muy completa para el trabajo colaborativo, también existen otros métodos para ahorrar tiempo desde nuestra PC. Hoy vamos a repasar algunas de estas herramientas de acuerdo con algunas categorías que hemos creado.

En “Herramientas de automatización”, veremos qué herramientas podemos descargar a nuestra PC para ahorrarnos el trabajo de hacer algunas tareas que son aburridas pero tienen que hacerse. Por ejemplo, limpieza de registros, de documentos, escaneos del antivirus, y más. En “Herramientas de Productividad”, repasaremos algunas aplicaciones para incrementar nuestra productividad en lo que refiere a extensiones de correo electrónico, listas de tareas, recordatorios, trabajo colaborativo, etc. En “Trucos para ahorrar tiempo”, vamos a estar viendo algunas herramientas nativas de Windows para agilizar el uso de la PC. Finalmente, hablaremos de algunas herramientas de las que ya hemos hablado repetidas veces, pero como no queremos cansarlos, haremos simplemente un pantallazo superficial.

Herramientas de automatización

A la hora de usar una PC o de trabajar tenemos que realizar algunas tareas que nos consumen tiempo preciado. No es para exagerar, pero hasta esperando a que la computadora se prenda o se apague estamos malgastando minutos. Con estas herramientas que vamos a comentar ahora, nos podemos ahorrar estos minutos.

  • Actions: este programa es una especie de respuesta al software Automator en Mac, y nos permite realizar tareas en lote para ahorrar tiempo. Cuenta con una interfaz muy clara y simple de usar, por lo que no tendremos que andar programando nada, y, entre otras cosas, nos permite renombrar archivos, rotar fotografías, y editar imágenes. Vía Lifehacker

  • WinTask: se trata de una herramienta de pago que nos permite completar formularios, generar reportes, realizar descargas de archivos y transferencias de FTP, extracción de datos, test de websites, y más. Tiene la “inconveniencia” de ser de pago, pero si tenemos el presupuesto, tenemos la oportunidad para probarlo durante 15 días de forma gratuita.

  • TimeComX: se trata de una herramienta de automatización que nos permite programar los tiempos de inicio, reinicio y apagado, de acuerdo con momentos del día, o a través de un countdown, y hasta reiniciar cuando nuestro procesador o actividad de red llegan a una instancia pre-programada para reiniciarse. Lo mejor de todo es que es una herramienta completamente gratuita.

  • Switch Off: similar a TimeComX, y también con la ventaja de ser una herramienta gratuita, esta utilidad suma, además de prender y reiniciar la computadora, desconectar la conexión a internet, bloquear automáticamente el equipo, y correr scripts personalizados para determinadas tareas. Estas tareas se pueden programar para determinados momentos del día o de la semana. Otra de las ventajas es que podemos controlar todas estas tareas remotamente desde otro ordenador usando una interfaz web con usuario y contraseña.

  • Dr. Batcher: esta utilidad nos permite crear y editar archivos de procesamiento por lotes, o batch files, que a su vez sirven para automatizar otras operaciones. Esto es para usuarios más avanzados, dado que se necesita otro tipo de conocimiento. Pero si podemos hacerlo, nos ahorrará mucho tiempo en las tareas que necesitemos. Podemos crear backups, limpiar carpetas y registros, y más. Vía PC World

Herramientas de productividad

Hemos hablado largo y tendido sobre muchas herramientas de productividad, por lo que en este apartado queremos ofrecerles algo nuevo. Estas son utilidades muy simples, dedicadas a una tarea, que nos permiten ahorrar tiempo en las cosas más pequeñas y cotidianas como por ejemplo escribir el mismo texto una y otra vez. Por supuesto, no podemos dejar de incluir un gestor de tareas.

  • TyperTask: con esta herramienta podemos usar un script para insertar las frases más usadas en cualquier documento. Solamente tenemos que ingresar un comando que será reemplazado por la palabra o frase a elección. Es ideal para las personas que pasan mucho tiempo respondiendo los mismos correos electrónicos, todos los días, con la misma información.

  • HotKeyMan: con esta herramienta podemos programar atajos de teclado o hotkeys para tareas como maximizar ventanas, abrir determinados documentos, abrir favoritos  e iniciar programas. Hasta se pueden programar hotkeys para hacer determinadas capturas de pantalla.

  • CopyDream: es una utilidad muy básica que nos permitirá ahorrar bastante tiempo. En la simplicidad está la clave. Lo que hace es permitirnos crear una base de 10 textos breves predefinidos y dos imágenes que se pueden copiar a nuestro clipboard para ser usados más tarde. De la misma forma que TyperTask, nos ahorra tener que escribir siempre lo mismo, con la diferencia de no tener que usar comandos especiales sino copiar/pegar. También es una herramienta gratuita.

  • Astrid: Eduardo recomendó esta herramienta al hablar de cómo configurar una oficina móvil. Es un gestor de tareas similar a Wunderlist, con una interfaz muy agradable que nos permite organizar nuestras tareas además de tener la posibilidad de crear proyectos para trabajo colaborativo. Cuenta también con aplicaciones para Android e iOS para proveer una experiencia bien completa, y nos podemos conectar usando nuestra cuenta de Facebook o Twitter.

Trucos para ahorrar tiempo

Pasaremos ahora a la parte de esta guía que nos lleva más bien a las cuestiones propias de Windows. Usualmente, y casi sin que lo notemos, estamos colaborando más y más para enlentecer nuestro sistema, a través de software innecesario, arranque, y demás cuestiones. Por eso, nunca está de más seguir algunos pasos de precaución.

  • Defragmentación del disco: con el correr del tiempo, los archivos que almacenamos se esparcen cada vez más por el disco duro, ocasionando que se tarde más en acceder a los mismos. Windows nos ofrece una herramienta para hacer esto, ubicada en el menú de Accesorios, que en poco tiempo puede encargarse de la tarea y hacer que nuestra computadora corra más ligera.

  • Deshazte del bloatware: muchas de las PCs vienen con software pre-instalado que no sirve para nada, excepto para hacer un buen negocio entre desarrolladores importantes de software y fabricantes. Para ahorrarnos este mal momento deberíamos sacar todos estos programas y volarlos al olvido. Hace algunos meses hemos publicado una guía sobre cómo hacerlo.

  • Limitar las aplicaciones del arranque: sobre esto también tenemos una guía, pero para que tengamos una idea, muchas aplicaciones comienzan automáticamente apenas iniciamos Windows, algunas por default, otras porque las hemos instalado nosotros. Tenemos que tener esto bajo control, para que la computadora no demore demasiado tiempo en estar completamente operacional.

Los sospechosos de siempre

Como les habíamos adelantado, aquí enumeraremos algunas aplicaciones de las que ya les hemos hablado y no vale la pena volver a describirlas porque además son muy conocidas.

  • Evernote: el clásico bloc de notas del elefante nos permite anotar nuestras ideas y ahorrar algo de tiempo en lugar de tener que tener varios archivos  en diferentes ordenadores.

  • Wunderlist: una verdadera suite de productividad para crear tareas, proyectos, pendientes y más. Además, es completamente gratuita.

  • Dropbox: a esta altura, Dropbox no necesita de una introducción, pero nos puede ahorrar buenos minutos compartiendo archivos entre diferentes personas, en la nube.

  • Blue Butler: esta herramienta de automatización para Mac permite, por ejemplo, prender el ordenador cuando nos acercamos con nuestro iPad o iPhone, y correr determinadas aplicaciones.

Foto: HackCollege