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Evernote es una de esas aplicaciones que, por más que la uses todos los días, siempre tendrá algo nuevo que todavía no descubrimos. Con funcionalidades que parecen ilimitadas, este bloc de notas sirve para todo, pero una de sus utilidades más relevantes es su sincronización multiplataforma que nos permite acceder a nuestras anotaciones desde cualquier dispositivo donde esté instalada. Si la utilizamos correctamente, puede ser una herramienta clave a la hora de incrementar la productividad.

Personalmente, sólo uso Evernote para hacer anotaciones "on the fly" que no tengo tiempo de escribir en un ordenador. Sería algo así como usar post-its virtuales para recordar ideas, reuniones, y demás. Esta es solamente una de las formas de utilizarlo. A medida que nos vamos transformando en heavy users de la aplicación, descubrimos más y más cosas que adoptamos y que nos resultan útiles. Pero son tantas, que puede que terminemos un poco perdidos. Por un lado, los de Evernote no escatiman en actualizaciones que nos suman más cosas. Por el otro, si usamos la aplicación como un simple bloc de notas, entonces nos estaremos privando de la experiencia completa.

Por eso, hemos armado esta lista con 10 trucos para los primerizos en Evernote, que pueden usar para descubrir nuevas funcionalidades en la aplicación que serán más que útiles en el uso diario.

1. Compartir notas

Aunque Evernote es una aplicación personal que permite una forma limitada de trabajo colaborativo, lo que sí podemos hacer es compartir las URL de nuestras notas para hacerlas públicas. Hacerlo es bastante simple, y está justo en frente de nuestros ojos. El problema es que quizás no siempre lo necesitemos, porque usamos Evernote para hacer anotaciones personales. Pero quizás algún día necesitemos compartir estas ideas, y en este caso Evernote no viene para nada mal.

¿Cómo lo hacemos? En las aplicaciones de escritorio, en la flecha de Share o Compartir podemos elegir publicar la nota en Facebook o en Twitter, enviar la nota por email (ideal en contextos laborales) o copiar la URL pública de la nota para poder, por ejemplo, publicarla en un blog o en un sitio.

2. Usar etiquetas

A la hora de organizar nuestras notas, una buena forma de hacerlo es a través de las etiquetas. Serán nuestras mejores amigas también cuando queremos hacer una búsqueda. Evernote es, por ejemplo, una buena forma de anotar las cosas que queremos comprar, si es que tenemos una lista de compras dentro de la aplicación. También nos podemos marcar recordatorios de acuerdo con su pertenencia, como por ejemplo, trabajo, universidad, amigos, etcétera.

Una buena forma de aprovechar las etiquetas es también hacer una diferenciación por etapas. Por ejemplo, si somos estudiantes universitarios y queremos tener nuestras notas bien organizadas, podemos separarlas por semestre o por asignatura. Esto se puede hacer a través de las etiquetas, sin necesidad de tener todo organizado en un único documento.

Agregar etiquetas de hecho es muy simple: desde la aplicación de escritorio, podemos hacerlo justo en la barra superior, mientras que en las aplicaciones móviles usualmente está ubicada como ícono en la barra inferior.

3. Escribir notas a mano o fotografiar documentos

Evernote cuenta con la posibilidad de guardar imágenes y entre esas imágenes, capturas de escritura. Pero una de sus bondades más grandes es que nos permite buscar entre nuestras notas escritas a mano determinadas palabras claves. A veces el sistema puede fallar, pero es una opción muy interesante cuando no tenemos tiempo de pasar algo al ordenador y simplemente tomamos una foto de un documento.

4. Búsquedas guardadas

Cuando nos ponemos a usar Evernote de una forma intensiva, vamos a ver que acumulamos cada vez más notas. Y por eso, vamos a tener que hacer más búsquedas. Para no tener que repetir una y otra vez una misma búsqueda, Evernote tiene guardadas las que hemos realizado anteriormente. Esto se puede acceder, en la aplicación de escritorio, desde la barra lateral.

5. Búsquedas personalizadas

Para seguir en el ámbito de las búsquedas, un buen truco que hemos tomado de Evernote Essentials nos muestra cómo podemos hacer búsquedas avanzadas y personalizadas de nuestros documentos. Compartiremos algunos comandos que se deben ingresar en la barra de búsqueda de Evernote, para facilitar nuestra existencia:

  • "created:day-1" busca todas las notas creadas en el último día.

  • "source:mobile.* created:week-1 resource:image/*" busca todas las notas creadas desde un móvil en la última semana, que contienen una imagen. Para poder buscar las notas que hicimos en los móviles podemos simplificar el comando a solamente "source:mobile".

  • "tag:trabajo -tag:universidad Evernote" sirve para eliminar de la búsqueda algunas etiquetas pero mantener otras. Por ejemplo, en este caso le pedimos a Evernote que nos muestre solamente las etiquetas que contienen trabajo, dejando de lado las que además contienen universidad.

Estas son sólo algunas de las múltiples búsquedas avanzadas que podemos crear, pero son más que suficientes si recién nos estamos adentrando en el mundo Evernote.

6. Jerarquizar las notas

Para comprender la importancia de determinadas cosas, no solamente en Evernote sino en la vida en general, es fundamental saber cómo jerarquizar. Por suerte, esta funcionalidad está disponible en la aplicación, que nos permite crear grupos y subgrupos de notas de acuerdo con una determinada temática.

Cada una de estas notas agrupadas puede tener un nombre en particular, como por ejemplo, y de nuevo, universidad, trabajo, etcétera. Cada uno lo puede modificar a gusto.

7. Unir notas

A veces se nos ocurre una idea y no demoramos nada en garabatear algo en Evernote. Sin embargo, esto puede causar que tengamos múltiples notas creadas sobre una misma temática, y que nuestra organización se transforme de repente en un verdadero desastre. Para evitar esto, podemos unir las notas que tienen determinada temática.

Hacerlo es muy simple: seleccionar las notas que queremos unir, hacer clic derecho y seleccionar la opción "Fusionar Notas". O seleccionar la opción combinar en la barra lateral.

8. Encriptar el texto

Nuevamente, una de las preocupaciones principales de los usuarios de aplicaciones en la nube tienen el temor de tener problemas de seguridad en un futuro. Afortunadamente,  muchos de estos servicios ofrecen seguridad de archivos y Evernote no es ninguna excepción. En esta aplicación podemos encriptar las notas o el texto que consideramos sensibles.

Para hacerlo, tenemos que seleccionar el texto que deseamos encriptar, luego hacer clic derecho y seleccionar la opción "Encriptar texto seleccionado".

9. Usar @myEN

A veces nos encontramos mirando nuestro feed de Twitter y encontramos un link que nos parece interesante. Pero estamos leyendo en el metro o estamos en una reunión (por favor, no usen Twitter en reuniones, pero puede pasar) y simplemente queremos leerlo más tarde. Algunos usuarios optan por marcar ese tweet como favorito, pero a veces nos olvidamos (sé que a mí me pasa).

Una buena forma de mantenernos al día con los tweets que nos interesan es a través de My Evernote, un servicio de la aplicación que nos permite guardar tweets, con toda su información -por ejemplo, fotos y links- a través de Twitter.

Para poder usarlo, tenemos que sincronizar primero nuestra cuenta de Twitter con Evernote. Esto creará el lazo necesario para permitir a la aplicación tener acceso a nuestro feed. Después, cada vez que encontremos un tweet que nos interese, simplemente tenemos que enviar un mensaje privado a @myEN; esto creará automáticamente una nota en Evernote, donde podremos leer lo que queremos, más tarde.

10. Agregar con drag and drop

Una de las funcionalidades más geniales de cualquier interfaz gráfica de usuario es el drag and drop. Sin embargo, muchas personas siguen haciendo infinidad de cosas en lugar de arrastrar el archivo donde queremos que vaya.

En el caso de Evernote, si queremos almacenar un archivo podemos simplemente, en el caso de Mac, arrastrar hacia el ícono de Evernote en el dock, o en el caso de Windows, arrastrar el archivo hacia una nota nueva.