La necesidad de coordinar a los equipos de trabajo muchas veces deriva en una buena gestión de las agendas, para así evitar cruzar un volumen considerable de correos para cerrar una reunión. Compartir y sincronizar agendas, tareas o libretas de contactos, son acciones de lo más habitual en el mundo empresarial. Con tal fin existen herramientas orientadas al público empresarial, como Microsoft Exchange o algunas alternativas libres como, por ejemplo, Zimbra u Open-Xchange. Otra opción, para implantar un sistema de agenda compartida, compatible con Outlook y Thunderbird y que, además, permite sincronización inalámbrica con smartphones es SOGo.
SOGo (Scalable OpenGroupware), que toma como base el proyecto Opengroupware, ofrece, en un entorno en software libre, un gestor de tareas, agenda y contactos compartidos, ideal para coordinar equipos de trabajo, gestionar de manera individualizada el tiempo o gestionar agendas de manera delegada, por ejemplo, entre un directivo y su asistente. Lógicamente, la posibilidad de compartir datos lleva anexa una completa gestión de permisos, para controlar quién tiene acceso a la información y quién puede, además de acceder, modificarla. Uno de los puntos fuertes de SoGo, además de ser software libre, es su capacidad para establecer conexiones con dispositivos móviles, con los que sincronizar tareas, notas, contactos o la agenda, apoyándose en otro proyecto de código abierto, Funambol.
La capacidad de SOGo de adaptarse a casi cualquier tipo de cliente, permite visualizar la misma información desde un teléfono movil, desde Thunderbird, Outlook, un navegador web o el iCal de Apple, lo que lo convierte en un sistema versátil y todoterreno, firme sustituto a cualquier instalación de Microsoft Exchange existente o planificada.
SOGo se sustenta sobre un servidor web Apache, una base de datos PostgreSQL, un directorio LDAP y un servidor IMAP que utilizará al servidor LDAP como backend de autenticación, y soporta CalDAV, CardDAV, GroupDAV, IMAP y SMTP.
La experiencia es de las pocas cosas que pueden avalar el uso de una aplicación u otra, y mi experiencia, con un año de uso de la aplicación, es bastante positiva. Ha sido todo un avance, sobre todo, en una organización tradicionalmente ligada a Microsoft Exchange, de hecho, las barreras de entrada fueron altas, no por el cambio de Exchange a SOGo, eso era transparente al usuario, si no que aprovechamos para cambiar, además, de Outlook a Thunderbird. Recibimos más quejas por el cambio de interfaz que por los cambios en la gestión de agenda. Un punto muy interesante es el de la sincronización inalámbrica, ya que poder sincronizar los cambios de agenda directamente con el móvil sin tener que conectarlo al PC es todo un avance que posibilita mucho más, si cabe, la movilidad de los usuarios y su independencia de portátiles y equipos de escritorio.
Vía @fedelebrero