Muchas veces oímos en entrevistas y foros de negocio como los responsables de las empresas se refieren a sus compañías como "empresas 2.0", básicamente porque tienen un perfil en Twitter o Facebook en el que se hacen publicidad y, las pocas, un blog corporativo. Pero, al igual que una compañía conoce los sistemas de información sobre los que se sustenta y ha creado una serie de procesos alrededor de éstos, ¿ocurre lo mismo con el software social y colaborativo?, ¿las empresas usan el software social? y ¿forma parte de sus herramientas de trabajo al mismo nivel que el ERP contable o el gestor de correo electrónico?.
Dentro de esta histeria por lo 2.0 que persigue a muchas organizaciones, casi todas las compañías tienen el foco puesto en lo que hay fuera del firewall de la empresa, es decir, en la imagen proyectada al exterior. Pero claro, ¿es posible proyectar una imagen de empresa participativa, abierta y transparente si internamente no se impulsa el trabajo colaborativo de sus empleados a partir de herramientas participativas?. Una empresa que quiera proyectar la imagen "de lo 2.0" (un punto interesante sería reflexionar sobre lo que entienden los CEOs y las empresas por ser 2.0), creo que primero debería integrar dentro de su dinámica de trabajo el uso de software social y herramientas de trabajo colaborativo. Una vez que asimile esa forma de trabajar, no tendrá que esforzarse en proyectar una determinada imagen, ésta fluirá sola.
Y si las empresas siguen encasilladas en modelos que no fomentan la participación y la colaboración, ¿qué pasa con sus empleados?. Lógicamente, la dinámica de trabajo que siguen los empleados influye de manera directa, por tanto, si no nos esforzamos por impulsar entornos y espacios colaborativos, en los que se genere diálogo e interacción, los equipos de trabajo tienden a convertirse en islas que no forman conexiones con gente que tienen sentada a su alrededor.
Existen muchas herramientas que nos pueden servir como cimientos de una empresa basada en modelos de trabajo colaborativo, pero quizás, un primer paso no sea el de implantar software y crear nuevos procedimientos; se trata de sembrar y cultivar en una pequeña masa crítica la cultura colaborativa para que ésta vaya acercando a otros compañeros a estos nuevos modelos de trabajo. Para empezar, hay que empezar a dejar de estigmatizar a aquéllos que revisan Twitter en horas de trabajo o revisan Google Reader, ambas son potenciales fuentes de conocimiento de las que extraer información que puede ser de utilidad para nuestra actividad diaria. Revisar artículos de blogs, comentarios de Twitter, navegar, leer críticas, etc son actividades con las que nos podemos enriquecer profesionalmente y no implican que nos estemos escaqueando del trabajo. Leer un blog alineado con la temática de nuestra actividad no significa que no estemos trabajando, “nos estamos cultivando”.
Una vez superado el mito de que no todo lo que hay en internet es ocio, y que si miramos algo en el trabajo no implica que nuestra productividad esté bajando, toca comenzar a construir la comunidad de nuestra empresa. Una primera opción puede ser la de apostar por una mejor coordinación, utilizando herramientas de gestión de tareas que permitan coordinar equipos de trabajo, como por ejemplo FengOffice, en las que en vez de asignar tareas uno a uno, el equipo toma conciencia de una planificación global, de cómo su trabajo es parte de un todo del que dependen otros y comenzar a crear esa necesidad de colaborar.
El siguiente paso puede ser el de compartir conocimiento utilizando, por ejemplo, alguna plataforma de comunidades virtuales, como puede ser Elgg. En esta herramienta, cada usuario puede publicar y mantener su blog (dentro del firewall) en el que compartir conocimientos y experiencias con el resto de sus compañeros. No obstante, de nada sirve mantener un blog si nadie entra a leerlo o comentarlo. Una opción puede ser también implantar un sistema de microblogging con el que compartir contenidos en un ámbito corporativo, por ejemplo con Yammer. Una empresa, antes de emplear recursos en crear un blog o en tener presencia en las redes sociales, debería integrar dentro de sus procesos de gestión el modelo colaborativo del que quiere formar parte. Una vez los haya asumido, no necesitará recurrir a un servicio externo que dinamice su presencia en el exterior, será algo que fluya desde el interior de la misma empresa. Eso es colaborar.
Sin embargo, si no existe ese sentimiento de compartir y colaborar, cualquier implantación de herramientas está destinada al fracaso. Si los empleados de una compañía son capaces de trabajar en red, de compartir conocimiento con el resto de sus compañeros, de buscar fuentes de información y compartirlas y, en definitiva, de integrar la información que fluye por las redes sociales usando nuevas herramientas que permitan colaborar con sus compañeros en vez de la relación clásica del ordeno y mando, esa empresa no necesitará destinar parte de su presupuesto a proyectar una imagen que no tiene, sólo tendrá que mostrarse tal y como es, y eso, es mucho más barato que contratar un servicio que inunde Twitter o Facebook de mensajes de "autobombo". Preguntar, colaborar, compartir y respetar, los materiales con los que construir una empresa 2.0.